Sunt operator de date cu caracter personal?

 

Operatorul de date cu caracter personal este persoana fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat care stabileşte scopul şi mijloacele prelucrării. Aceasta înseamnă că operatorul a decis să prelucreze date cu caracter personal prin anumite operaţiuni, efectuate prin mijloace automate, precum şi prin alte mijloace decât cele automate.

De asemenea, persoana fizică sau juridică poate fi desemnată ca operator printr-un act normativ sau în baza unui act normativ care determină scopul şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Pentru ca o prelucrare să intre sub incidenţa prevederilor Legii nr. 677/2001 este necesar ca ea să se desfăşoare în cadrul unui sistem de evidenţă. Prin sistem de evidenţă se înţelege o colecţie de date, structurată potrivit unor criterii, criterii pe baza cărora datele pot fi accesate (de exemplu pe criteriul alfabetic).

Când sunt obligat să notific prelucrările de date?

Conform Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, modificată şi completată, operatorii de date trebuie să notifice prelucrările pe care le efectuează la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.).

Notificarea se transmite autorităţii de supraveghere, personal sau prin reprezentant, înainte de începerea oricărei prelucrari ori a oricărui ansamblu de prelucrări având acelaşi scop sau scopuri corelate.

Procedura de înregistrare presupune completarea formularelor tipizate şi trimiterea acestora autorităţii de supraveghere. Formularele sunt disponibile pe site-ul A.N.S.P.D.C.P.

Fac parte dintr-o categorie de operatori scutită de obligaţia de a se notifica?

Operatorii scutiţi de acestă obligaţie sunt cei care efectuează prelucrări de date pentru scopurile prevăzute într-o decizie Preşedintelui A.N.S.P.D.C.P. (Decizia nr. 90/2006 ).

De asemenea, notificarea nu este necesară în cazul în care prelucrarea are ca unic scop ţinerea unui registru destinat prin lege informării publicului şi deschis spre consultare publicului în general sau oricărei persoane care probează un interes legitim, cu condiţia ca prelucrarea să se limiteze la datele strict necesare ţinerii registrului menţionat.

Totodată, persoanele fizice care prelucrează date cu caracter personal pentru uzul lor personal, iar datele în cauză nu sunt destinate a fi dezvăluite, nu au obligaţia să depună o notificare.

Notificarea trebuie transmisă autorităţii de supraveghere cu un anumit termen înainte?

Notificarea se depune la Autoritatea de Supraveghere cu cel puţin 30, respectiv 45 de zile înainte de începerea prelucrării.

Trebuie să plătesc o taxă pentru notificare?

Nu, deoarece prin OUG nr. 36/17.05.2007 a fost abrogată Legea nr. 476/2003 privind aprobarea taxei de notificare a prelucrărilor de date cu caracter personal, care cad sub incidenţa Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date.

Dacă prelucrez date personale pentru două sau mai multe scopuri, trebuie să completez mai multe notificări?

Dacă operatorul prelucrează date personale pentru două sau mai multe scopuri care nu au legătură între ele, atunci este obligat să completeze câte un formular tipizat separat pentru fiecare dintre aceste scopuri. Înregistrările separate permit delimitări clare ale diferitelor baze de date deţinute de operator, utilizate în scopuri diferite.

În cazul în care prelucrarea are un singur scop sau mai multe scopuri corelate, operatorul completează o singură notificare.

Pot prelucra date cât timp notificarea nu este înregistrată în Registrul de Evidenţă a Prelucărilor de Date cu Caracter Personal?

Operatorul este obligat să notifice autorităţii de supraveghere, personal sau prin reprezentant, înainte de efectuarea oricărei prelucrări ori a oricărui ansamblu de prelucrări având acelaşi scop sau scopuri corelate.

Omisiunea de a efectua notificarea, în situaţiile în care această notificare este obligatorie, precum şi notificarea incompletă sau care conţine informaţii false constituie contravenţii, dacă nu sunt savârşite în astfel de condiţii încât să constituie infracţiuni şi se sancţionează cu amendă.

Prin urmare, operatorul trebuie să aştepte confirmarea Autorităţii de Supraveghere, asupra faptului că notificarea este validă şi a primit număr de înregistrare în Registrul de Evidenţă a Prelucărilor de Date cu Caracter Personal şi numai după aceea să înceapă prelucrarea datelor.

Pot transfera date personale în străinătate, cât timp nu am primit autorizaţia emisă de Autoritatea de Supraveghere?

Operatorul este obligat, înainte de efectuarea transferului de date în străinătate, să obţină autorizaţia autorităţii de supraveghere, în cazul în care aceasta este obligatorie, potrivit Legii nr. 677/2001 sau deciziei preşedintelui ANSPDCP.

Ce este Registrul de Evidenţă a Prelucărilor de Date cu Caracter Personal?

Registrul de Evidenţă a Prelucărilor de Date cu Caracter Personal, aşa cum rezultă şi din definiţia acestuia, conţine o evidenţă a notificărilor efectuate de operatorii de date cu caracter personal.

Acest Registru este public, are rolul de a asigura transparenţa în ceea ce priveşte activitatea operatorilor de prelucrare a datelor şi poate fi consultat de orice persoană interesată.

Cum se prelungeşte înregistrarea notificării?

Înregistrarea este valabilă pe durata declarată de operator în formularul notificării. În cazul în care aceasta are o dată limită şi operatorul doreşte continuarea prelucrării de date, înainte de expirarea duratei declarate, este obligat să completeze notificarea. În această situaţie, nu este necesară achitarea unei noi taxe de notificare.

Dacă operatorul nu procedează la completarea notificării în sensul prelungirii duratei acesteia, atunci săvârşeşte o contravenţie, fiind pasibil de aplicarea unor sancţiuni.

Dacă intervin schimbări în activitatea mea de prelucrare a datelor cu caracter personal, trebuie să completez şi/sau să modific notificarea?

Dacă declaraţiile din notificare au suferit schimbări, operatorul este obligat să completeze formularul tipizat de notificare, prin care modifică si/sau completează numai punctele interesate. Acest lucru este important întrucât, în situaţia în care operatorul efectuează prelucrări de date care nu sunt conforme cu declaraţiile din notificarea sa, atunci comite o contravenţie.